职场会议接待礼仪需要注意什么 会议的筹备工作有哪些

2018-04-02 10:26    刘荣

在职场中难免会有很多的会议接待,有时候是接待客户有时候是领导有时候是合作商,无论是哪一种都不容出现误差,这代表着一个公司的形象,直接影响着公司的利益,接下来跟着三八女性网一起来了解一下职场会议接待礼仪需要注意什么?会议的筹备工作有哪些呢?

1.职场会议接待礼仪需要注意什么

  对于很多的职场新人,安排会议接待难免会兵荒马乱,在学校学的接待知识也是职场谈兵,那么如何让操作更加熟练呢?是不是的先了解下职场的会议接待礼仪需要注意什么?接下来的文章会详细的介绍职场的会议接待的注意事项和接待流程。

  1、在一对一的基础上去了解客人。

  2、对新老朋友都热情相待。

  3、得到帮助,真诚表达你的谢意。

  4、商业场合不要羞于推销你自己(这一点我们还做得远远不够)。

  5、得到热情招待,要在适当时机考虑回报。

  6、强化与老客户的关系(我们80%的商业利润可能就来自那20%的老客户)。

  7、在商务招待中提高公司形象。

  8、注意在招待过程中强调公司的任务,但要做得圆滑而漂亮。

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2.会议的筹备工作有哪些

  1、 确定会议议题,内容。

  2、 确定会议开始和结束时间。

  3、 确定与会人员多少,公司有哪些,能确定重要人员名单最好。

  4、 确定会议的方式,是演讲式、讨论式还是什么?

  5、 确定会议场所,根据会议的人员多少和场合设备需求确定是在培训室还是朗讯208中厅大会议室,确定好后抓紧预订。

  6、 提前开会分工各协助工作人员的职责明细,做到个其所能。

  7、 制发会议通知,由会议主要负责方发出会议通知,通知内容要全面的包括时间、地点、会议形式、协助工作人员、参会客户等。

  8、 确定会议必需品,需要桌椅板凳多少;场地的桌椅是否足够;是否需要桌布;是否需要纸笔等;矿泉水需要多少;宣传册需要多少;是否需要礼品,什么样的礼品;是否需要投影仪、话筒、激光笔、录音笔等电子设备;拍照的相机;是否需要桌牌,若需要名单有谁;会场布置风格要求。

  9、 是否需要买小零食、水果、餐食。

  10、各协助部门提前进行培训。

  11、准备会议文件资料,各工作人员进行提前学习熟知。

  12、根据需求布置会议场所。

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3.引导礼仪有哪些

  1、引导,要走在客人前面。上楼、下楼都走在客人前面距离为一、两个台阶,不要走的太快。一步走两、三个台阶,有的客人尤其是女的,穿着小裙子,走不动,你一下迈两、三个台阶,她要在后面跑,才能跟上你,会累坏人家的。

  2、要让客人走楼梯的内侧。主人走外侧。所谓内侧是绕着中心的一侧。

  3、接待对方要做到“三到”:眼到,口到,意到。多一份热情,多一份细心。口到即目光热忱,包括:正视对方,眉目含笑,注视也要点到为止。口到即舌灿如花,包括:语言相通,句句含情,沟通到位。意到即温情如春,包括:神态端庄,表情自然,举止大方。

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4.服装礼仪有哪些

  1、上衣:上衣讲究平整挺括,较少使用饰物和花边进行点缀,纽扣应全部系上。

  2、裙子:以窄裙为主,年轻女性的裙子下摆可在膝盖以上3厘米 ? 6厘米,但不可太短;中老年女性的裙子应在膝盖以下3厘米左右。裙子里面应穿着衬裙。真皮或仿皮的西装套裙不宜在正式场合穿着。

  3、衬衫:以单色为最佳之选。穿着衬衫还应注意以下事项:衬衫的下摆应掖入裙腰之内而不是悬垂于外,也不要在腰间打结;衬衫的纽扣除最上面一粒可以不系上,其他纽扣均应系好;穿着西装套裙时不要脱下上衣而直接外穿衬衫。衬衫之内应当穿着内衣但不可显露出来。

  4、鞋袜:鞋子应是高跟鞋或中跟鞋。袜子应是高筒袜或连裤袜。鞋袜款式应以简单为主,颜色应与西装套裙相搭配。

服装礼仪有哪些.jpg

5.会后服务有哪些

  (一)送客和检查

  1、会议结束后,会议人员应提前站在门口顺门把方向战立,送宾。

  2、检查业主是否有遗留物品,如果有物品遗忘要保存好,并通知业主。

  3、检查有无烟头撒落,及时清理。

  (二)整理和保洁

  1、会后及时整理、清扫会议室整体卫生,达到随时可用,茶杯彻底清洗茶垢并高温消毒。

  2、桌椅恢复原样,摆放整齐。

  3、室内地面、护墙板、踢脚线、桌椅、沙发、茶几、玻璃、窗台、窗框、门、门框、门把手、消毒柜、饮水机等公共设备设施表面要定期保洁,保持无尘、无污渍。做到看得见的、摸得着的要每日擦拭清理。

  (三)关闭

  关闭室内所有电器设备设施的电源开关、检查门窗是否关闭。

会后服务有哪些.jpg

6.会议接待人员个人礼仪规范有哪些

  1、外貌修饰:男职工胡须应修剪整洁,头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领。女职工切忌化妆太浓,妆容应该讲究淡雅雍容。化妆、补妆应该在台后完成,注意讲究个人卫生,保存口气清新,接待交谈时应该保持一个手臂的距离。

  2、规范着装:所有员工统一外着公司西服套装工作服,男士内穿蓝色衬衣工作服,女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍,扣子齐全,不漏扣、错扣。打好领带,配穿皮鞋,上衣袋不装东西,裤袋少装东西,并做到不挽袖口和裤脚。

  3、举止规范:接待时注意力集中,展现良好的精神状态,无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正,抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力,步幅适当,节奏适宜。避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等,实在难以控制时应侧面回避。与领导、客人交谈时,要神态专注,表情自然,表达得体,不得背手、袖手、抱手或抄手,不要左右晃动和抓耳挠腮。

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  总结:职场礼仪的重要性相信不用我说大家也是知道的,接待礼仪更加是重上加重的注意事项,一旦在接待上出现误差,直接影响着结果,而且后期弥补起来就会很困难,有些时候甚至无法弥补,希望上述的文章可以给你带来帮助,更多职场故事可关注三八女性网。

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